Tương lai của không gian làm việc trong kỷ nguyên hậu đại dịch

Chủ đề không gian làm việc xuất hiện trong một thời điểm lịch sử, khi con người lần đầu tiên thấy quyền tự do của mình bị giới hạn trong kỷ nguyên hậu hiện đại.

Đại dịch Virus Corona đang tạo nên những thay đổi đáng kể trong cuộc sống của chúng ta: Các mối quan hệ, công việc, thói quen tiêu dùng, thậm chí trong việc gia tăng bất bình đẳng. Chủ đề không gian làm việc xuất hiện trong một thời điểm lịch sử, khi con người lần đầu tiên thấy quyền tự do của mình bị giới hạn trong kỷ nguyên hậu hiện đại.

Thời gian qua, hầu hết mọi người phải làm việc ở nhà. Và kể từ khi bắt đầu cách ly, việc suy ngẫm về tương lai của không gian làm việc đã trở thành điều không thể tránh khỏi. Theo Global Workplace Analytics e FlexJobs, từ năm 2005 đến năm 2015, số lượng các chuyên gia ở Hoa Kỳ làm ít nhất 50% công việc tại nhà, các nơi khác bên ngoài văn phòng tăng 115% và ngày nay con số đó đạt 4,7 triệu người

Một trong những cuộc khảo sát toàn cầu lớn nhất về công việc sau đại dịch cho thấy, 77% trong số gần 3000 nhân viên tham gia khảo sát từ ngày 30.3 đến ngày 24.4.2020 muốn tiếp tục làm việc tại nhà sau khi hết Covid 19. Nghiên cứu cũng chỉ ra rằng, mọi người làm việc hiệu quả hơn và hạnh phúc hơn khi ở nhà. Mặc dù có những câu trả lời tích cực về vấn đề ngày, chúng tôi hiểu rằng không gian văn phòng vẫn sẽ tiếp tục tồn tại nhưng sẽ có chuyển biến lớn. Ngày nay, văn phòng tồn tại để kết hợp các giá trị và văn hóa của công ty, trải nghiệm tập thể, thúc đẩy và trao quyền cho nhân viên. Con người về bản chất vẫn là một con người xã hội và cần có không gian để gặp gỡ, chuyện trò.

Suy nghĩ về trải nghiệm của con người trong không gian làm việc sẽ là một thay đổi cơ bản trong những thập kỷ tới. Các môn học chính sẽ là Trí tuệ nhân tạo, Tự động hóa, Nhân khẩu học và Tính bền vững. Các tòa nhà của chúng ta sẽ trở nên thông minh hơn, không khí trong lành hơn, đáp ứng các yêu cầu phúc lợi cho nhân viên.

Sự đa dạng thần kinh

Thuật ngữ này đề cập đến các biến thể tự nhiên trong não người, liên quan đến tính hòa đồng, học tập, sự chú ý, tâm trạng và các chức năng nhận thức khác. Theo Key Sargent, giám đốc Work Place tại văn phòng HOK quốc tế, các thế hệ mới ngày càng nhận thức được các xu hướng phát triển của họ và sẵn sàng yêu cầu các không gian hòa nhập hơn. Theo báo cáo của Sargent, nghiên cứu gần đây cho thấy những người đã nhiễm virus Corona hiện được coi là những người mắc bệnh lâu năm, những người có một số biến chứng kéo dài hoặc các tác dụng phụ của virus. Ngoài ra, các triệu chứng trầm cảm và lo lắng tăng gần 4 lần vào tháng 6.2020 so với năm 2019. Do đó, việc nắm bắt được các xu thế này, đưa ra các giải pháp thiết kế toàn diện là những tiền đề cơ bản để thiết kế môi trường làm việc sau đại dịch.

Mở rộng phạm vi của thuật ngữ, các nhà nghiên cứu nhân khẩu học đưa ra dữ liệu thú vị về sự đa dạng thần kinh của con người và tác động của nó đối với môi trường làm việc. Chỉ 50% số người cảm thấy văn phòng hỗ trợ tốt cho tinh thần, 78% lo ngại và muốn linh hoạt hơn trong các lựa chọn để có thể tăng năng suất và đạt sự cân bằng tốt hơn giữa công việc và cuộc sống.

Phương pháp Agile khuyến khích quy trình làm việc hợp tác, năng động và có sự dịch chuyển vật lý giữa các không gian. Phương pháp này đặc trưng bởi việc tổ chức không gian để cung cấp môi trường thuận lợi cho công việc cụ thể: Cá nhân, nhóm, sáng tạo, tập trung, tập hợp, trao đổi… Ngoài ra, có thể tạo ra trải nghiệm cá nhân hóa hơn nữa trong không gian làm việc chung không?

Coi không gian làm việc như một hệ sinh thái rộng lớn cho phép chúng ta nhận ra giá trị của mỗi cá nhân, tối ưu hóa thời gian. Một góc nhìn rộng hơn về môi trường doanh nghiệp tạo ra lợi ích cho tất cả mọi người có liên quan: Nhân viên, khách hàng và người sử dụng lao động. Các giá trị mới hỗ trợ linh hoạt trong kinh doanh, cải thiện sức khỏe của nhân viên, từ đó tạo cảm giác gần gũi, tăng khả năng tiếp cận và giữ chân nhân sự, đồng thời nâng cao hình ảnh của công ty. Hơn bao giờ hết, cần có một cái nhìn tổng thể về không gian và con người để thảo luận về việc nối lại không gian làm việc sau đại dịch.

Các phân tích cho thấy có rất nhiều phản ứng khác nhau. Một số người muốn tiếp tục làm việc ở nhà, họ có khả năng tập trung mà không bị phân tâm, thiết kế được lịch trình riêng, tránh phải đi làm xa và có thể xem một tập phim yêu thích bất cứ lúc nào. Những người khác thì phải cố gắng thích nghi khi làm việc tại  nhà. Họ phải vật lộn với một sự lựa chọn không theo ý mình mà do tình thế bắt buộc.

Từ việc phân tích các phản ứng này, chúng ta có thể xác định ba thái độ sau đại dịch:

  • Quay trở lại với công việc cố định
  • Tiếp tục làm việc từ xa
  • Lựa chọn khu vực mong muốn

Đối với các công ty quyết định quay trở lại làm việc cố định, họ sẽ cần trải qua những điều chỉnh căn bản trong cách vận hành và cung cấp dịch vụ. Một cuộc khảo sát gần đây của GP PRO, một công ty cung cấp hệ thống vệ sinh cho thấy 3 trong số 4 người Hoa Kỳ nói rằng họ lo ngại về việc quay trở lại không gian làm việc. Xu hướng mới sẽ thiên về kết hợp công việc ở văn phòng với công việc ở những nơi khác. Global Workplace Analytics Research dự đoán có tới 30% mọi người sẽ tiếp tục làm việc tại nhà và do đó, việc khôi phục lại không gian cố định tại công ty sẽ cần được lên kế hoạch để tạo động lực cho nhân viên tới công sở, trong đó việc thiết lập công cụ công nghệ ngày càng trở nên quan trọng hơn.

Công nghệ giúp chúng ta xích lại gần nhau hơn

Hơn bao giờ hết việc sử dụng công nghệ ngày càng trở nên thiết yếu. Một kiến trúc có tính liên lạc thấp nhưng tương tác cao sẽ khuyến khích các công ty áp dụng giải pháp phổ biến như ra lệnh bằng giọng nói. Phân tích của Gartner Group trước đại dịch nhấn mạnh rằng vào năm 2023, ¼ tương tác giữa nhân viên với phần mềm sẽ dựa trên lệnh thoại; mặc dù nó khởi đầu một cách khiêm tốn vào năm 2019 chỉ với 3%. Trước đây, các công ty đã từng có cảm biến để lập bản đồ việc sử dụng các khoảng trắng. Ngày nay, công nghệ này có thể sử dụng cho mục đích ngược lại: Chúng ta có khoảng cách thích hợp không? Chúng ta có khu vực tắc nghẽn nào không?

Định dạng công việc “biên đạo” này, nơi mọi người sẽ được trải nghiệm trong các bối cảnh khác nhau, thông thường sẽ sử dụng các thiết bị lập bản đồ, giao diện kỹ thuật số, hình ảnh trực quan thời gian thực và thậm chí cả ảnh ba chiều như các giải pháp tích hợp kiến trúc, giúp mọi người cảm nhận nhiều hơn và gần gũi hơn trong các tương tác.

Một số biện pháp vật lý có thể được thực hiện một cách nhanh chóng:

  • Tăng cường biển báo và giao tiếp bằng hình ảnh, làm rõ các quy tắc về khoảng cách.
  • Tăng chiều rộng của bàn làm việc
  • Hành lang và cửa ra vào rộng hơn
  • Xoay chuyển

Bên cạnh đó, việc sử dụng các điều khiển từ xa được kích hoạt có thể tăng lên, giảm số lượng bề mặt cần phải chạm vào và cho phép nhân viên sử dụng thang máy và cửa đi qua mà không cần chạm vào chúng.

Biophilia để tránh “hội chứng bệnh văn phòng”

Theo tạp chí The New York Times, nếu cuộc tấn công 11.9 dẫn đến việc tạo ra các hệ thống an ninh được kiểm soát chặt chẽ hơn; lũ lụt của cơn bão Sandy vào năm 2012 gây ra sự gia tăng của hệ thống cơ khí thì virus Corona có khả năng sẽ tăng cường sự lưu thông không khí và các bộ lọc của nó trong tòa nhà.

Hầu hết mọi người dành 90% thời gian của họ trong nhà. Một nghiên cứu được công bố vào năm 2020 trên tạp chí Nature cho thấy ô nhiễm không khí có liên quan đến sự suy giảm đáng kể trong hoạt động nhận thức, góp phần gây ra các bệnh về hô hấp và tim mạch.

Theo Cơ quan bảo vệ môi trường Hoa Kỳ, trong khi ô nhiễm ngoài trời nhận được sự quan tâm đặc biệt, ô nhiễm không khí trong nhà còn lớn hơn gấp 4 đến 15 lần. Đó chính là hội chứng bệnh văn phòng.

Phân tích dữ liệu từ Viện nghiên cứu Khu vực và Toàn cầu của Đức đã chỉ ra rằng, nếu làm việc trong văn phòng có mức độ lọc không khí cao có thể làm tăng tuổi thọ của nhân viên. Một nghiên cứu khác về sức khỏe của Trường Harvard cũng chỉ ra rằng sự cải thiện không khí bên trong sẽ giúp tăng khả năng nhận thức lên khoảng 61%.

Sự quan tâm trở lại với các cuộc thảo luận về chất lượng không khí trong nhà sẽ thúc đẩy các chiến lược để giải quyết vấn đề đó, ảnh hưởng đến việc lựa chọn vật liệu và đồ nội thất được sử dụng. Bọc ghế, thảm trải sàn và rèm cửa truyền thống luôn nổi tiếng với việc tích tụ nhiều bụi bặm. Nội thất bằng vật liệu tự nhiên ngày càng có vai trò hứa hẹn, bề mặt nhẵn và dễ rửa sẽ được ưu tiên hơn các bề mặt xốp có thể giữ lại vi khuẩn. Vật liệu kháng khuẩn được sử dụng nhiều trong bệnh viện và phòng thí nghiệm giờ đây có thể tìm thấy ứng dụng mới trong thiết kế nội thất, vì theo Sharklet Technologies, sự quan tâm đến các vật liệu mới chống bám vi khuẩn đã tăng lên đáng kể.

Không gian có cửa sổ được bố trí hợp lý để có thể mở ra là cách quá cũ, tuy nhiên nó vẫn phát huy ưu điểm tuyệt vời: lưu thông không khí, dịu sự ngăn cách giữa bên trong với môi trường bên ngoài, xây dựng cảnh quan và cho phép cải thiện môi trường đáng kể. Kết hợp các khái niệm Biophilic trong môi trường làm việc dựa trên sử dụng các yếu tố tự nhiên, chúng ta có thể phát triển các cảm xúc tích cực với giác quan, tác động trực tiếp đến mối quan hệ cá nhân và sản xuất.

Đầu tư vào Biophilia có ý nghĩa rất lớn trong thời kỳ hậu đại dịch, sự cộng hưởng giữa thiên nhiên và không gian trong các dự án xây dựng mới có ý nghĩa lớn lao với sức khỏe con người. Nghiên cứu được công bố bởi văn phòng Workplace chỉ ra rằng 58% không gian làm việc trên thế giới không có thảm thực vật.

Các phân tích khoa học đưa ra dữ liệu rõ ràng về lợi ích với sức khỏe thể chất và tâm lý khi ở trong không gian tích hợp cây xanh hay thảm thực vật. Nghiên cứu từ Đại học Exeter (EU) cho thấy những nhân viên tiếp xúc với thiên nhiên có năng suất và động lực cao hơn 15% so với những người làm việc trong một môi trường công nghiệp kín bưng.

Báo cáo mang tên Tác động toàn cầu của Biophilia tại nơi làm việc ghi nhận mức độ sáng tạo tăng 15% ở những người làm việc trong môi trường có thực vật tự nhiên. Người ta ước tính rằng trong một phòng có đủ số lượng thực vật, số lượng vi khuẩn giảm đi 60%, đau đầu giảm 24% và mỏi mắt giảm 52%.

Mỗi con người đều được kết nối với thiên nhiên. Nếu người đó làm việc liên tục trước màn hình, họ nên hướng mắt thường xuyên về khu vực có màu xanh lá cây. Việc kết hợp thực vật và liệu pháp tự nhiên góp phần trực quan vào môi trường và tạo ra sự thay đổi tích cực trong nhận thức về không gian làm việc.

Các nghiên cứu khác đã được phát triển và trong số đó, nghiên cứu của Trung tâm sức khỏe và môi trường toàn cầu của Đại học Harvard đã chứng minh rằng người ở trong tòa nhà có hiệu suất cao về tính bền vững sẽ ít mắc triệu chứng bệnh tật và có chất lượng cuộc sống tốt hơn. Hiệp hội Tâm lý Hoa Kỳ gợi ý rằng một văn phòng trồng nhiều cây xanh sẽ làm tăng sự gắn bó, năng suất và hạnh phúc của nhân viên.

Một trải nghiệm lai

Trong thời đại cư dân thành phố bị hạn chế tiếp cận các khu vực bên ngoài, cách tốt nhất để tạo động lực cho khiến nhân viên muốn đến văn phòng là tạo ra môi trường “thoát khỏi không gian kín”. Tuy nhiên, trong thời gian cách ly, rõ ràng chúng ta cần một không gian chung để làm nơi gặp gỡ, trải nghiệm và tương tác.

Bên cạnh các tương tác thông qua phương tiện kỹ thuật số dường như không mang lại sự trải nghiệm cần thiết, chúng tạo ra sự gần gũi mới, chuyển nghĩa của “khoảng cách xã hội” sang khái niệm kết nối xã hội với khoảng cách vật lý. Suy nghĩ về mô hình tổ chức công việc mới, nơi mọi người làm việc từ xa nhưng vẫn cần không gian chung, mở ra một dạng văn phòng kết hợp, ưu tiên trải nghiệm người dùng, khuyến khích trao đổi, cùng tồn tại, xã hội hóa, linh hoạt và thích ứng với nhu cầu.

Nếu chúng ta phản ánh về quy mô của thành phố, việc phân cấp trụ sở lớn thành các đơn vị nhỏ hơn, nằm xen kẽ trong cấu trúc đô thị và kết nối với môi trường xung quanh, ngăn cản các cuộc di cư lớn cũng như cho phép sử dụng chương trình mới. Một cách khả thi và sáng tạo để các thành phố trở nên thân thiện hơn.

Quá trình linh hoạt hóa của các tập đoàn trong năm 2020 không chỉ tăng cường sự biến đổi trong môi trường làm việc. Chẳng hạn như tính linh hoạt của không gian, khả năng tiếp cận thiên nhiên và có thể làm việc từ xa, chúng khiến ta đặt ra câu hỏi: Đâu là chức năng thật sự của không gian vật lý cho trụ sở công ty?”

  • Nghiên cứu: Ludovica Leone (Kiến trúc sư và Giám đốc vận hành tại Estudio Guto Requena)
  • Tổ chức và Minh họa: Thalissa Bechelli, Paulo Paiva, Tiago Toledo (Trung tâm Truyền thông Estudio Guto Requena)

Ibstac Architects & Planners
Biên dịch từ Archdaily.com

Tin tức liên quan